Затраты на ремонт и техническое обслуживание автотранспорта

«Финансовая газета», 2006, N 2

Организациям, как специализирующимся на оказании транспортных услуг, так и имеющим автомобили для собственных нужд (в собственности или по договору аренды), приходится сталкиваться с фактами нецелесообразности и экономичной необоснованности произведенных расходов на ремонт и обслуживание автотранспорта. К тому же сложившаяся система по документальному оформлению хозяйственных операций по ремонту автотранспорта не позволяет выявлять эти факты.

Например, капитальный ремонт двигателя автомобиля КамАЗ по техническим характеристикам рекомендовано производить после пробега свыше 50 тыс. км, а фактически при этом пробеге он может осуществляться до трех раз. Ремонт в виде замены тормозных колодок или масла двигателя в рамках техобслуживания может также производиться гораздо чаще рекомендованного. Причиной столь частых ремонтов могут быть небрежное отношение к автотранспорту, злоупотребление должностным положением работников организации, непрофессионализм авторемонтной организации.

Рассмотрим, какие меры следует принять, чтобы избежать затрат на необоснованный ремонт. Во-первых, необходимо соблюдать определенные в ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» правила документального оформления хозяйственных операций.

Во-вторых, для контроля за состоянием автотранспортных средств и затратами на ремонты должен вестись аналитический учет ремонтов по видам и по отдельным автомобилям.

В зависимости от сложности и продолжительности работ различают понятия: техническое обслуживание, текущий, средний и капитальный ремонты, которые в целях контролирования затрат следует разграничивать. В связи с тем что в настоящее время нет действующего нормативного документа, устанавливающего эти границы, организациям следует определить их самостоятельно или использовать в части, не противоречащей действующим нормативным документам. В настоящее время разработана и носит статус действующей Инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утвержденная Приказом Минтранса России от 24.06.2003 N 153, которая обязательна к исполнению только организациями, входящими в структуру Минтранса России, но ее могут применять в рамках действующих положений по бухгалтерскому учету и прочие организации.

Например, организация может использовать и конкретизировать следующие определения. Работы по техобслуживанию, текущему и среднему ремонту автомобилей — это работы по систематическому и своевременному предохранению их от преждевременного износа и поддержанию в рабочем состоянии. Работы относятся к категории средних ремонтных работ в случае остановки транспортного средства более чем на одну рабочую смену. При капитальном ремонте транспортных средств производятся полная разборка агрегата, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, замена или восстановление всех изношенных деталей и узлов на новые и более современные, сборка, регулирование и испытание агрегата. Сметы составляются на средние и капитальные ремонты в обязательном порядке, на средние ремонты — в случае стоимости одного ремонта свыше 10 тыс. руб.

Возможно, руководство организации посчитает необходимым отражать в инвентарной карточке только средние и капитальные ремонты. Но также возможен вариант отражения всех видов ремонтов и существенных действий по техобслуживанию (замена масла, ковриков в салоне и т.п.) в отдельном приложении к инвентарной карточке. Второй вариант даст наиболее полную картину технического состояния автомобиля и затрат по его эксплуатации и обслуживанию.

Документальное оформление

Ремонтные работы и техобслуживание автотранспортных средств могут производиться силами самой организации (хозяйственным способом) и подрядным способом. Техобслуживание и текущий ремонт осуществляются в процессе эксплуатации автомобиля без его остановки на длительное время, поэтому в обоих случаях достаточно составления акта выполненных работ с указанием перечня работ и использованных материалов, который в соответствии со ст. 753 ГК РФ подписывается обеими сторонами. Решение о проведении и характере ремонтных работ, вызывающих необходимость остановки автотранспортного средства на длительное время (в основном это средние и капитальные ремонты), должно быть оформлено приказом руководителя организации.

Перед передачей в ремонт назначенная комиссия производит осмотр автомобиля, заносит обнаруженные неисправности в дефектную ведомость — документ, обосновывающий необходимость проведения ремонтных работ. Форма дефектной ведомости официально не утверждена, поэтому она либо должна быть разработана и утверждена организацией самостоятельно, либо может быть использован акт о выявленных дефектах оборудования типовой межотраслевой формы N ОС-16, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. В этом документе дают краткую характеристику основных узлов и агрегатов, описывают выявленные дефекты.

Передача автомобиля в ремонт структурному подразделению или подрядчику должна быть оформлена соответствующим актом. Если работы будут выполняться структурным подразделением только частично, то это также должно быть оформлено соответствующим документом (акт, приложение к дефектной ведомости).

Согласно п. 68 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н (далее — Методические указания), инвентарные карточки унифицированной формы N ОС-6 по передаваемым автомобилям в целях обеспечения надлежащего контроля рекомендовано собирать в отдельную группу под названием «Основные средства в ремонте».

Если ремонт проводит специализированная организация, то с ней заключается договор на проведение ремонтных работ. Обязательным приложением к договору должна быть смета, в которой указываются перечень ремонтных работ и стоимость услуг подрядчика. Наличие сметы обеспечивает выполнение требования документального оформления и обоснования затрат. Факт выявления принципиальных различий между дефектами, выявленными и описанными в дефектной ведомости и смете, представленной подрядчиком, должен быть документально объяснен и оформлен соответствующими работниками организации-заказчика. При использовании материалов заказчика для проведения ремонта оформляется накладная на отпуск материалов на сторону по форме N М-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, что обязательно отражается в акте приемки выполненных работ.

При хозяйственном способе ремонт автотранспорта может осуществляться либо специализированным подразделением, либо отдельными работниками организации. На основании дефектной ведомости составляется смета, форма которой должна быть разработана и утверждена организацией самостоятельно. Смету может составить соответствующая техническая служба организации или сторонняя специализированная организация. На основании сметы выписывают наряды на проведение работ, а также документы на получение со склада необходимых для ремонта запасных частей и материалов (форма N М-8, утвержденная Постановлением N 71а).

После выполнения ремонта (как подрядным, так и хозяйственным способом) прием-сдача отремонтированных автомобилей оформляется Актом приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств по форме N ОС-3, утвержденной Постановлением N 7. Акт составляется комиссией, в обязанности которой входит оформление приема и передачи объектов основных средств. В акте приводятся сведения о произведенных затратах, связанных с ремонтом, полноте и качестве выполненных работ. Отдельно отражаются результаты испытания объекта после проведенных работ, а также дается характеристика изменениям, происшедшим в связи с ремонтными работами. Акт подписывается всеми членами комиссии, включая председателя, и утверждается руководителем организации. Акт подписывает также и исполнитель работ, в качестве которого могут выступать сторонние организации и физические лица (при подрядном способе выполнения работ) или вспомогательные и иные подразделения организации (при выполнении работ хозяйственным способом). Если работы выполнялись сторонней организацией, то акт составляется в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.

При поступлении автомобиля из ремонта должно производиться соответствующее перемещение инвентарной карточки из группы под названием «Основные средства в ремонте».

В некоторых случаях организации забывают о необходимости внесения данных об изменениях номеров двигателей, кузова, шасси, цвета и т.п., являющихся основанием для регистрации в органах ГИБДД, в техническую документацию автомобиля (паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации). Данные вопросы регулируются Приказом МВД России от 27.01.2003 N 59 «О порядке регистрации транспортных средств».

Бухгалтерский учет затрат на ремонт

Бухгалтерский учет затрат на ремонт зависит от:

метода отражения затрат на проведение ремонтов в бухгалтерском учете (создание резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств или включение расходов на ремонт непосредственно в себестоимость по мере их возникновения);

способа осуществления ремонта (подрядный или хозяйственный).

При создании резерва на ремонт основных средств в бухгалтерском учете ежемесячно производится запись по дебету счетов учета затрат и кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» на сумму ежемесячных отчислений в резерв. Сумма этих отчислений определяется исходя из нормативов, утвержденных организацией, которые исчисляются на основании сметных расчетов на проведение ремонтов. Сумма превышения зарезервированных отчислений над фактическими затратами на ремонт в конце года сторнируется. Остаток резерва на конец года не сторнируется только в случаях длительного срока производства ремонтных работ в соответствии с п. 69 Методических указаний.

В случае проведения ремонта подрядным способом фактические затраты на ремонт списываются с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в дебет счета 96.

Пример 1. По договору, заключенному с ремонтной мастерской, в организации произведен ремонт автомобиля (покраска бампера). Стоимость ремонта согласно акту выполненных работ составила 5000 руб., в том числе НДС 763 руб. В бухгалтерском учете при методе включения расходов на ремонт непосредственно в себестоимость по мере их возникновения производятся следующие записи:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44), Кредит 60 — 4237 руб. — отнесена на себестоимость стоимость выполненных работ по ремонту согласно акту выполненных работ;

Дебет 19, Кредит 60 — 763 руб. — отражен НДС со стоимости выполненных работ;

Дебет 60, Кредит 51 — 5000 руб. — погашена задолженность перед подрядчиком за выполненные работы по ремонту;

Дебет 68, Кредит 19 — 763 руб. — предъявлен к вычету НДС по выполненным и оплаченным работам.

При ремонте основных средств хозяйственным способом все затраты по каждому объекту, подлежащему ремонту, предварительно учитываются на счете 23 «Вспомогательные производства», а затем, по окончании ремонтных работ, списываются либо в дебет счета 96, либо в дебет счетов учета затрат с учетом места эксплуатации объекта.

Пример 2. В организации произведен ремонт автомобиля (покраска бампера). Работы по ремонту выполнены собственными силами. На ремонт использованы материалы (шпатлевка, краска и пр.) стоимостью 1200 руб., начислена заработная плата работникам, производящим ремонт, в сумме 500 руб., произведены начисления на заработную плату во внебюджетные фонды 130 руб. В бухгалтерском учете при методе включения расходов на ремонт непосредственно в себестоимость по мере их возникновения производятся следующие записи:

Дебет 23, Кредит 10 — 1200 руб. — списаны материалы, использованные для ремонта;

Дебет 23, Кредит 70 — 500 руб. — начислена заработная плата работникам, производящим ремонт;

Дебет 23, Кредит 69 — 130 руб. — начислены взносы во внебюджетные фонды от суммы заработной платы работника, производящего ремонт;

Дебет 20 (25, 26, 44), Кредит 23 — 1830 руб. — затраты по законченному ремонту отнесены на издержки производства (обращения) по месту эксплуатации объекта.

Аналитический учет ремонтов

В Постановлении N 7 закреплено, что после поступления автомашины из ремонта в инвентарной карточке основного средства по форме N ОС-6 обязательно должны отражаться данные о проведенном ремонте автомобиля. Однако на практике данные о проведенных ремонтах часто нигде не систематизируются. Соответственно, отсутствует любая аналитическая информация о проводимых ремонтах как обобщенно, так и по отдельным автомобилям. А именно эта информация и является основной составляющей контроля над затратами на техобслуживание и ремонт автомобилей.

Постановлением N 7 не уточнено, какие виды ремонтов подлежат отражению в инвентарной карточке, это организация должна определить самостоятельно и оформить документально, предварительно классифицировав виды ремонтов.

Описанный подход к документальному оформлению и учету затрат на ремонты автотранспортных средств позволит контролировать все производимые организацией по данной статье расходы, а также быть уверенным в том, что произведенные затраты по ремонту автотранспорта подтверждены и оправданны.

Особенности бухгалтерского учета ремонта автомобиля

Текущий и капитальный ремонт, прохождение периодических техосмотров автомобилей – насущная необходимость, позволяющая поддерживать имущество в состоянии, пригодном для эксплуатации, с целью извлечения прибыли. В ходе этих мероприятий возникают расходы, которые необходимо отражать в налоговом и бухгалтерском учете. К таким расходам можно отнести приобретение запчастей, ремонтные работы технических специалистов СТОА, ремонтных мастерских, профилактические осмотры техники.

Вопрос: Как отразить в учете организации-арендатора расходы на текущий ремонт автомобиля, полученного по договору аренды без экипажа, произведенный вспомогательным производством организации?
Затраты на текущий ремонт автомобиля составили 40 000 руб. (в том числе материалы, заработная плата работников, страховые взносы). В месяце завершения ремонтных работ использованные материалы стоимостью 24 000 руб. полностью оплачены, а заработная плата и страховые взносы оплачены в следующем месяце. Автомобиль используется в основном производстве организации. Резерв на ремонт основных средств (ОС) для целей налогообложения прибыли организацией не создавался. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на последнее число каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Возникновение расходов на автомобиль и их текущий учет

Организация, эксплуатирующая автомобиль, может производить ремонт самостоятельно, а может поручить техническое обслуживание и ремонтные работы специалистам на стороне. В налоговом учете такие расходы относят к прочим согласно п. 1 ст. 260 НК РФ. Их следует признать в том периоде, когда они осуществлялись. Бухгалтерский учет производится на основе первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Рассмотрим учет ремонтов на примере ОСНО.

Вопрос: Организация на ОСН приобрела в лизинг автомобиль. В январе произошло ДТП не по вине лизингополучателя, в результате которого автомобиль не подлежит ремонту. Можно ли учесть лизинговые платежи с января по июль до окончания срока лизинга в составе расходов по налогу на прибыль?
Посмотреть ответ

Ремонт и техобслуживание сторонней организацией

Исчерпывающего перечня документов законодательством не предусмотрено. Практикой выработан следующий порядок оформления работ:

• заключение договора со СТОА, сервисным центром, как правило, на год;
• составление заявки на ремонт с перечнем работ и необходимых запчастей;
• акт приема-передачи авто в ремонт с описанием дефектов и проблемных зон;
• составление заказа-наряда с подробным описанием работ и их стоимостью;
• акт приема-сдачи работ после их окончания;
• счет-фактура (при необходимости);
• акт приема-передачи автомобиля в натуре.

Вопрос: Как отразить в учете организации-дилера проведение гарантийного ремонта проданных автомобилей (приобретенных у дистрибьютора), если затраты на ремонт возмещаются дистрибьютором в размере понесенных расходов? Организация признает оценочное обязательство в связи с необходимостью проведения гарантийного ремонта в бухгалтерском учете, но оно уже полностью использовано ранее, и произведенные расходы им не покрываются. В налоговом учете резерв на гарантийный ремонт не создается.
Стоимость проведенного гарантийного ремонта составила 52 000 руб. (в том числе стоимость запчастей — 20 000 руб. (без НДС), сумма НДС, ранее принятого к вычету при их приобретении, — 4 000 руб.). Отчет о стоимости выполненных работ и использованных запчастей направлен дистрибьютору. Возмещение получено на расчетный счет в том отчетном периоде, в котором произведен гарантийный ремонт.
Посмотреть ответ

Пусть ООО «Звездочка» приняло решение, обратившись в стороннюю организацию, отремонтировать автомобиль КамАЗ. Стоимость работ, согласно счету на оплату, составила 175000 рублей, включая НДС.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дт 25 Кт60 — 175000,00 руб. Задолженность СТОА;
• Дт 19 Кт 60 — 26694,92 руб. Отражен НДС;
• Дт 60 Кт 51 — 175000,00 руб. Уплачено СТОА за работу;
• Дт 68 Кт 19 — 26694,92 руб. Предъявлен к вычету НДС.

В каком размере организация-арендодатель может учесть для целей налога на прибыль расходы на ремонт застрахованного автомобиля, переданного в аренду (п. 1 ст. 260 НК РФ)?

Ремонт и техобслуживание внутри организации

Как правило, внутри организации используются следующие документы, учитывающие и подтверждающие ремонт:

• план ремонтов;
• дефектные ведомости;
• заявки ответственных за состояние парка лиц на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры и другие документы;
• требования-накладные на выдачу запчастей;
• акты на списание запчастей и материалов на ремонт;
• инвентарные карточки и книги с отметками о ремонтах.

Пусть ООО «Звездочка» отремонтировало КамАЗ своими силами. Стоимость запчастей составила 75000 рублей, а заработная плата работников мастерской, занятых ремонтом – 25000 рублей.

Проводки будут такими:

• Дт 25 Кт 10/5 — 75000,00 руб. Списаны запасные части на ремонт;
• Дт 25 Кт 70 — 25000,00 руб. Начислена заработная плата;
• Дт 25 Кт 68,69 — 7500 руб. Отчисления в фонды с заработной платы.

Создание резерва на проведение ремонтов

Резервирование средств для будущих ремонтов – право организации, а не ее обязанность. Необходимо прописать необходимость такого резерва в учетной политике. Расчет отчислений в резерв базируется на данных дефектных ведомостей, стоимости автомобиля, сроках его службы и технических характеристиках. Составляется годовая смета ремонта и обслуживания автомобиля.

Пусть расчетная сметная стоимость на год — 360000,00 рублей, на месяц — 30000,00 рублей.

Проводки и расчеты используются такие: Дт 25 Кт 96 30000,00 руб.

ООО «Звездочка» произвело ремонт КамАЗа в СТОА в январе на сумму 75000, руб., включая НДС 11440,68 руб. Резерв составил 30000,00 руб. Сумма без НДС 63559,32 руб.:

• Дт 60 Кт 51 — 75000, 00 руб. Оплачен ремонт СТОА;
• Дт 96 Кт 60 — 30000, 00 руб. Ремонт за счет фонда.

63779,32 — 30000,00 = 33779, 32

• Дт 97 Кт 60 — 33779,32 руб. Оставшаяся сумма включена в расходы будущих периодов;
• Дт 19 Кт 60 — 11440,68 руб. Учтен НДС;
• Дт 68 Кт 19 — 11440,68 руб. НДС предъявлен к вычету.

Следует сказать об особенностях учета ремонтов в случаях, когда автомобиль арендуется или берется по договору лизинга.

Автомобиль в аренде

Существуют два вида договора аренды автомобиля:

• без экипажа;
• с экипажем (временное фрахтование).

В первом случае, согласно ст. 642 ГК РФ, арендатор получает право временно пользоваться автомобилем, в том числе и управлять им, содержать в надлежащем виде. Арендодатель получает плату за пользование своим авто. Далее, согласно положениям ст. 644 ГК РФ, текущий и капитальный ремонт автомобиля обязан осуществлять арендатор. Он же и поддерживает надлежащее техническое состояние автомобиля, признавая затраты по закону.

Статья 264 (п. 11-1) позволяет сделать это организациям, применяющим ОСНО, а статья 346.16 (п. 12) – применяющим УСН. Все расходы должны иметь документальное подтверждение, на основании должным образом оформленных первичных документов.

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей признаются без проблем для организаций, применяющих ОСНО:

• если автомобиль является амортизируемым – на основании ст. 260 НК РФ вне зависимости, прописано это в договоре или нет;
• если авто амортизации не подлежит (например, арендовано у частного лица или организации на спецрежиме) – на основании ст. 264 НК РФ (п. 1-49).

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей у организации на УСН признаются однозначно, только если эти автомобили амортизируются. Об этом сказано в ст. 346.16 (п. 4) НК РФ: в перечень ОС включаются те основные средства, которые признаны амортизируемыми (исходя из положений гл. 25 НК РФ). Следовательно, в расходах можно учитывать затраты только амортизируемых автомобилей. Указаний на возможность включать в расходы ремонт и техобслуживание арендуемых у частных лиц автомобилей, которые не подлежат амортизации, у упрощенцев нет. Может возникнуть ситуация, которую налоговые органы вправе трактовать не в пользу арендодателя.

Во втором случае автомобиль арендуется с экипажем. Арендодатель предоставляет за плату, помимо самого автомобиля, и услуги водителя. Здесь, согласно 634 ГК РФ, арендодатель самостоятельно производит ремонты как текущие, так и капитальные.

Внимание! Затраты на приобретение запчастей организацией невозможно будет признать в расходах, поскольку их приобретение является по законодательству обязанностью арендодателя и входит в понятие ремонта автомобиля.

Автомобиль в лизинге

Согласно Закону №164-ФЗ от 29-10-98 г., рассматривающему вопросы лизинга (финансовой аренды), лизингополучатель обязан ремонтировать, производить техобслуживание, охранять принятое им по договору имущество. Если в договоре не прописано иное, положения ст. 17-1 ФЗ 164 являются основанием для включения указанных затрат в расчеты для целей налогообложения. Подтверждается это правило и указаниями ст. 260 НК РФ (п. 1,2). При этом не играет существенной роли, стоит ли автомобиль на балансе лизингодателя либо лизингополучателя – по общему правилу расходы по нему лежат на организации, получившей имущество.

Внимание! Первичные документы и учетные данные должны не только подтверждать факт расходов на автомобиль, но и содержать указание на использование этого автомобиля в производственных целях, для получения организацией дохода, подтверждать экономическую обоснованность расходов.