Акт приема-передачи автомобиля

Функция акта приема-передачи автомобиля заключается в том, чтобы зафиксировать передачу объекта между двумя физическими лицами, юридическими или физическим и юридическим лицом. Документ выступает приложением к договору о купле-продаже автомобиля, по отдельности они не имеют юридическом силы. Разберемся, как составить акт, если сторонами сделки выступают юрлица.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Общая информация о документе

Акт приема-передачи автомобиля — это первичный документ бухгалтерского учета. На его основе специалист организации списывает с баланса объект или принимает на баланс. Заполненный бланк хранится вместе с договором и платежными бумагами, сведения о нем вносят в журнал регистрации входящих документов.

Бланк применяется не только при покупке или продаже автомобиля, он используется для фиксации перехода любого транспортного средства от одного хозяина к другому. Кроме того, этот документ составляют и в автосалоне при покупке нового транспортного средства.

Важно! При наличии подписанного обеими сторонами акта расторгнуть договор купли-продажи будет возможно только в судебном порядке. Без акта передача транспорта будет признана несостоявшейся, поскольку договор — это лишь факт наличия намерения участия в сделке, а акт — ее завершающий этап.

О чем нужно помнить при передаче автомобиля

При подписании акта нужно помнить о том, что:

1. Поставив свою подпись, сторона сделки дает понять, что техническое состояние автомобиля ей известно и осмотр на предмет неисправностей и поломок был произведен. После подписания бумаги предъявить претензии бывшему хозяину будет сложно, поскольку подразумевается, что новый владелец был со всем согласен.
2. Вместе с автомобилем необходимо получить еще и документы на него. Это паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации авто, сервисная книжка, документ, который удостоверяет, что техосмотр машины был пройден.
3. Нотариального заверения бумаги не требуется. Достаточно подписей и печатей, если одна из сторон — ИП или юрлицо.

Как составить акт приема передачи авто

При составлении следует помнить о таких моментах:

1. Унифицированной формы этого акта не существует, но если сторонами выступают юридические лица, то они используют бланк, закрепленный в учетной политике организации специальным приказом. Бланк разрабатывают самостоятельно, внося в него необходимые реквизиты.
2. Для физлиц нет таких строгих правил. Можно использовать рукописный вариант, но в том случае важно все верно заполнить. Как правило, сам документ составляют на компьютере, распечатывают и ставят подписи.
3. Следует избегать ошибок, опечаток, неточностей, небрежного написания. Если они были допущены, лучше составить новый акт.
4. Документ нужно формировать в двух экземплярах — для обеих сторон сделки.

Текст бумаги условно делится на три части: вводную, основную, заключительную.

Вводная часть

Здесь указывают следующие сведения:

• что документ является приложением к договору, номер договора, дату;
• название акта;
• место (город или иной населенный пункт) и дату подписания.

Основная часть

Основной текст должен начинаться с указания информации о продавце и покупателе (наименование компаний, должности и ФИО представляющих их лиц), далее идет номер договора купли-продажи автомобиля и дата его создания.

После этого указывают факт передачи объекта и информацию о самом автомобиле:

• марку;
• категорию;
• год выпуска;
• VIN;
• параметры двигателя;
• цвет;
• номер ПТС;
• есть ли дополнительное оборудование.

К сведению! Этот список можно дополнить и другой информацией об автомобиле, например: ценой, дополнительными документами и т.д.

Заключительная

Здесь указывают, что вся информация об автомобиле сверена, претензий к состоянию автомобиля не имеется, деньги переданы продавцу или уплачены в кассу организации. Продавец не имеет претензий к покупателю по расчетам за переданный автомобиль. Кроме того, можно указать, что настоящий акт составлен в двух экземплярах и оба они имеют равную юридическую силу.

Далее идут подписи продавца и покупателя с расшифровками.

К сведению! Процедура купли-продажи регламентируется Гражданским кодексом, а именно его 30 главой.

В случае если передача автомобиля происходит при процедуре его аренды, то акт составляется в соответствии с договором аренды транспортного средства. Сторонами будут в этой ситуации арендодатель и арендатор. В остальном никаких отличий нет.

Акт осмотра транспортного средства

Каждое транспортное средство время от времени подвергается осмотру и по результатам этой процедуры составляется специальный акт.

Когда необходим осмотр транспортного средства

Осмотр транспортного средства бывает востребован в самых разных ситуациях. При договорах купли-продажи, аренды, лизинге – для того, чтобы стороны могли убедиться в надлежащем техническом состоянии автомобиля, при авариях и ДТП – чтобы удостоверить различные повреждения или их отсутствие, а также при регистрации машины в ГИБДД и оформлении полиса ОСАГО.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кроме того, такой осмотр может осуществляется компаниями, которые работают в транспортном бизнесе, при перевозках пассажиров и различного рода грузов – перед выходом авто на линию.

Периодичность осмотра

Частота осмотра автомобиля может быть различна. На предприятиях, которые регулярно используют транспортные средства, такой осмотр может проводиться каждый день, раз в неделю, раз в месяц или еще реже – в зависимости от ситуации.

Периодичность таких осмотров, так же как и порядок их проведения прописываются в локальной документации организации, которой и руководствуются работники при совершении вышеозначенной процедуры.

В других случаях (при заключении каких-либо договоров, объектом по которым выступает автомобиль) осмотр обычно становится разовым явлением.

Кто проводит осмотр

Для осмотра транспортного средства на предприятии отдельным приказом директора создается специальная комиссия, в которую включаются специалисты, обладающие достаточной квалификацией для того, чтобы произвести грамотное обследование автомобиля. В иных ситуациях, для осмотра транспорта кроме заинтересованных лиц могут быть привлечены дополнительные свидетели.

Какие документы следует подготовить для осмотра

При осмотре у проверяющих должен быть ряд документов: в первую очередь это свидетельство о регистрации автомобиля и паспорт технического средства. Кроме того, по мере необходимости можно запастись и другими бумагами.

Значение акта

Акт не только подтверждает сам факт проведенного осмотра, но и содержит информацию о его результатах. А это очень важный момент, поскольку в акт включаются сведения о том, в каком состоянии находится кузов (если ли вмятины, ржавчина, трещины, сколы и т.п.), коробка передач, салон, электрика, фары и стекла, шины, другие элементы автомобиля.

На основании этих данных выносится оценка транспортному средству, в том числе дается заключение о пригодности его к дальнейшему использованию.

При выявлении каких-либо неисправностей, поломок и повреждений, в акте также могут быть указаны рекомендации по их устранению.

Как составить акт

На сегодняшний день единого стандарта акта осмотра транспортного средства не существует. Это значит, что документ можно составлять в произвольной форме, ориентируясь на потребности компании и видение его специалистами. Однако, если внутри предприятия есть шаблон документа, указанный в его учетной политике, то применять при осмотре автомобиля следует именно его.

Особенности оформления акта

Акт можно сделать рукописным или напечатать на компьютере, при этом если выбрано электронное заполнение, готовый бланк надо распечатать, чтобы все присутствующие при осмотре лица могли поставить в нем свои подписи. Следует отметить, что для акта подойдет и обыкновенный листок бумаги и лист с фирменным оформлением. Количество экземпляров акта должно равняться числу людей, которые производили осмотр автомобиля.

Кто должен подписать акт

Акт в обязательном порядке должны подписать все, кто проводил осмотр автомобиля. Своими автографами эти лица будут свидетельствовать о том, что все сведения, внесенные в акт достоверны.

Именно поэтому при заполнении документа следует уделять внимание мелочам: неточности и ошибки, а тем более внесение в документ заведомо ложной информации нужно исключить, поскольку в дальнейшем они могут привести к разным неприятностям.

Что касается печати, то ее в акт ставить не обязательно, поскольку сейчас как индивидуальные предприниматели, так и юр.лица могут использовать этот атрибут в добровольном порядке.

Правила по регистрации и хранению акта

Если акт формируется в организации, то факт его создания нужно зафиксировать в специальном учетном журнале, куда вноситься информация обо всех аналогичных бумагах. Туда достаточно вписать номер и дату составления акта. Далее акт следует вложить в отдельную папку с другими такими же бланками и передать на хранение ответственному сотруднику. Период хранения акта должен соответствовать либо нормативно-правовым документам фирмы, либо законодательству РФ.

Образец акта осмотра транспортного средства

Если вам понадобилось сформировать акт об осмотре автомобиля, но вы не знаете, как правильно сделать этот документ, посмотрите приведенный здесь образец и его разбор – с их помощью, при минимальных правках, у вас без особых трудностей получится составить нужный бланк. Рассматриваемый пример касается осмотра автомобиля работниками транспортной компании.

1. Первым делом внесите в документ название организации, затем присвойте документу номер (с учетом внутреннего документооборота предприятия), обозначьте дату и место его оформления.
2. После этого впишите в бланк состав комиссии производившей осмотр: должности и ФИО сотрудников.
3. Далее, в основной части укажите идентификационные параметры автомобиля: его марку, гос. номер, год выпуска, цвет и все остальное, что посчитаете нужным.
4. Затем включите данные об осмотре: они могут быть достаточно общими или же максимально подробными (с описанием состояния каждого элемента авто).
5. Если в ходе процедуры были выявлены какие-то повреждения или поломки, обязательно внесите сведения о них в бланк акта, по возможности указав причину их появления. В завершение дайте заключение об общем техническом состоянии транспортного средства, а также возможности его дальнейшей эксплуатации.
6. Подпись в документе должны поставить все лица, которые присутствовали при осмотре.
7. При необходимости можете дополнить документ и другими данными, которые считаете важными.

Схемы для приемки автомобиля

Приемка автомобиля в автосервисе

Заполнение многих заявок целесообразно проводить у автомобиля. Лучшим вариантом является прямая приемка, позволяющая не только решить проблему выявления потребностей клиентов, но и увеличить объем работ по каждому автомобилю.

Правила приемки автомобиля:

• Проявляйте профессионализм. Не принимайте автомобиль со слов клиента. Всегда осмотрите автомобиль сами;

• Проведите осмотр автомобиля на профессиональном уровне. Обратите внимание клиента на то, что обязательно нужно сделать сейчас, что можно сделать в ближайшее время, что нужно предусмотреть и предупредить;

• Обращайтесь с автомобилем клиента аккуратно. Если вам нужно сдвинуть сиденье, сделайте отметку для того, чтобы его можно было поставить в первоначальное положение;

• Перегоняя автомобиль на подъемник, ехать нужно медленно, без резких рывков и торможений. Не хлопайте дверью, не включайте аппаратуру, прикуриватель;

• Во время ремонта накиньте накидку на крылья, сиденья. Не кладите на автомобиль запасные части, ключи;

• После окончания работы на автомобиле уберите все следы вашего вмешательства: вытрите пятна на капоте, руле, замке, ручках двери, крыше. Верните все в первоначальное положение. Снятые с автомобиля запасные части соберите в пакет и положите в багажник;

• При выдаче автомобиля возьмите заказ, подробно объясните клиенту, что сделано по каждому пункту заказа, какие запасные части заменены, что следует предусмотреть или чего не следует допускать после ремонта;

• Проверьте работу автомобиля на ходу. Дайте возможность клиенту убедиться в качестве выполненных работ.

• Обязательно напомните клиенту о гарантиях и предстоящих работах. Скажите, что вы всегда рады ему помочь.

После определения объема работ может быть произведен квалифицированный расчет стоимости, большинство клиентов этого требуют. Расчет проводят четко и добросовестно, ибо клиенты, которые позже должны будут заплатить большую сумму, чем ожидали, во многих случаях будут недовольны. Перед выполнением дополнительных работ получите на это согласие клиента.

В некоторых случаях, чаще всего в связи с ремонтом после аварии, клиент или страховое агентство требует обязательное письменное определение стоимости — предварительный счет. В нем должен содержаться перечень всех рабочих позиций с рабочим временем и выручкой СТО за сервисные услуги, включая применение необходимых запасных частей с указанием цены. При этом нужно быть осторожным в случаях, когда неисправности могут быть точно определены только после демонтажа узлов и агрегатов. В таких случаях Вы должны подстраховаться, вписав в предварительный счет, например, такую формулировку: «Расчет расходов на ремонт коробки передач не включен в данный предварительный счет и может быть проведен только после ее извлечения и демонтажа».

Действующие названия бланков и документов в автосервисе

Для понимания назначения бланков, схемы прохождения документов предлагается следующая терминология:

Заявка — документ, отражающий предполагаемые (заявляемые) клиентом работы, он содержит:

• минимально необходимые данные о клиенте и его автомобиле;

• типы заявляемых работ;

• описание дефектов автомобиля при приемке;

• ориентировочную стоимость выполнения работ;

• на обратной стороне — общие положения, действующие на СТО;

• требование на склад (внутренний документ, содержащий перечень запасных частей и материалов, заявленных для выполнения работ, указанных в заявке).

Пропуск—документ-приглашение для самостоятельного прохода клиента в производственную зону.

Заказ-наряд — финансовый документ, имеющий юридическую силу в качестве договора с клиентом на выполнение работ и ответственности за них, основание для расчета с клиентом.

Счет (калькуляция)—документ, передаваемый клиенту для предварительной оплаты товаров и услуг на основании предварительного расчета заказ-наряда.

Счет-фактура—документ на полную либо частичную оплату заказываемых запасных частей и заявляемых работ.

Технологическая карта — документ, содержащий порядок, перечень работ на данный вид ремонта, операции.

Карта диагностики — документ с указанием перечня проверяемых узлов, результатами проверок и выводами о режиме эксплуатации автомобиля (например, эксплуатация запрещена, допустимо передвижение с соблюдением мер предосторожности к месту основной стоянки).

Карточка клиента с обязательной информацией:

1. Для частных лиц: фамилия, имя, отчество, дата рождения, домашний адрес, контактный телефон, идентификационный номер.

2. Для организаций: название, юридический адрес, контактный телефон, фамилия, имя, отчество лица, ответственного за автомобиль, данные из свидетельства плательщика НДС.

3. Государственный номер автомобиля, номер кузова автомобиля.

4. Дата последней корректировки.

5. Фамилия и инициалы регистратора последних изменений.

Карточка автомобиля должна содержать следующую информацию:

1. Номер кузова и двигателя автомобиля.

2. Марка, цвет, комплектация автомобиля.

3. Дата и условия продажи автомобиля.

4. Государственный номер, дата и место регистрации автомобиля.

5. Дата первого обращения на СТО.

6. Дата последней корректировки.

7. Фамилия и инициалы регистратора последних изменений.

Картотека клиентов используется для обеспечения заботы о клиентах. Это

дает возможность работать с клиентами индивидуально: посылать письма и предупреждать их о чрезвычайно выгодных сервисных мероприятиях (информация о расширении предоставляемых услуг, юбилейные, рекламные акции) или же о важнейших сроках (напоминание сроков проведения установленных заводом-изготовителем технических осмотров, напоминание об окончании гарантийного периода). Индивидуальная работа с клиентом особенно выгодна в период минимальной загрузки станции технического обслуживания.

В зависимости от вида работ менеджер оформляет следующие документы:

Диагностика

Приобретение или заказ 34 и материалов

Счет-фактура

Заказ-наряд

Заказ-наряд

Заказ-наряд

Накладная

Требование на склад

Карта диагностики

Требование на склад

Технологическая карта

После согласования с клиентом вида и объема работ, которые должны быть проведены на автомобиле, менеджер по работе с клиентами в присутствии клиента заполняет заявку, которая как важнейший документ:

является согласованным договором между клиентом и предприятием о проведении работ и вступает в силу после ее подписания клиентом (этим клиент выражает согласие с действующими на предприятии условиями обслуживания, которые должны быть перечислены на информационном стенде в столе заказов и продублированы в документе);

содержит однозначное описание заявляемых работ для участка или механиков;

вместе с требованием на склад служит основанием для выставления подробного и правильного счета клиенту.

Поэтому очень важно четко заполнить заявку. Заявку обязательно подписывают клиент и представитель СТО (менеджер по работе с клиентами) .Требование на склад дает возможность составить полный и наглядный список всех необходимых запасных частей и материалов, применяемых в рамках выполнения заявки, с целью выставления счета и для проведения периодического контроля наличия запасных частей и доукомплектования склада.

Для оформления заявки на выполнение ремонта:

— определяется пробег автомобиля;

— определяется наличие и резервирование запасных частей;

— определяется нормируемое время на данный вид ремонта;

— определяется предварительная стоимость выполнения ремонта;

— согласовывается с клиентом: стоимость ремонта, время получения автомобиля.

Для оформления заявки на выполнение технического обслуживания:

— определяется пробег автомобиля;

— определяется нормируемое время на данный вид ТО;

— определяется предварительная стоимость ТО;

— согласовывается с клиентом время получения автомобиля.

Для оформления заявки на проведете диагностики:

— определяется пробег автомобиля;

— определяется нормируемое время на данный вид диагностики;

— определяется предварительная стоимость диагностики;

— согласовывается с клиентом стоимость диагностики.

Для оформления заявки на проведение гарантийного ремонта:

— определяется пробег автомобиля;

— уточняется дата продажи автомобиля;

— определяется вид работ;

— определяется приоритетность исполнения.

Для оформления заявки необходимо получить следующую информацию: VIN-номер автомобиля (без VIN-номера автомобиля заявка не оформляется); модель автомобиля; другую необходимую информацию, перечень которой определяется в каждом конкретном случае в соответствии с инструкциями завода-изготовителя и указаниями в технической документации.

В столе заказов:

• принимаются предварительные заявки и заказы на обслуживание автомобилей на СТО на основании информации, полученной от клиента;

• планируется загрузка производственных мощностей СТО;

• принимаются к расчету закрытые (выполненные) наряды;

• координируются с мастером работы на предстоящие дни;

• проводится оповещение клиентов о выполнении заказов.

В кассе проводятся расчеты по выполненным заказ-нарядам.