Акт замены оборудования

Формирование акта замены оборудования – необходимая часть процедуры по замене технических аппаратов и различного рода приборов, числящихся на балансе организации.

Роль акта

Акт является подтверждающим документом, в котором фиксируется факт замены неисправного, вышедшего из строя, устаревшего или по каким-то иным причинам непригодного к дальнейшему использованию оборудования.

На основе акта происходит списание старого оборудования с баланса предприятия и постановка на учет нового.

В отношении какого оборудования может быть составлен документ

Акт о замене может быть сформирован при замене любого оборудования, стоящего на балансе компании. Это может быть:

• офисная и бытовая техника;
• сложные производственные приборы;
• аппараты, относящиеся к эксплуатационным объектам и т.д.

Кто делает акт

Просто взять и заменить оборудование в организации нельзя. Предварительно необходимо удостовериться в том, что оно действительно не подлежит ремонту и нуждается в замене. Для этого есть два пути:

1. Передать его в компанию, которая занимается гарантийным и постгарантийным обслуживанием такой техники (это может быть непосредственный поставщик данного оборудования, с которым у предприятия заключен соответствующий договор).
2. Собрать комиссию из специалистов предприятия (лучше из разных структурных подразделений – например, бухгалтерии, технического отдела и юридического) и с их профессиональной помощью провести освидетельствование оборудования на предмет его состояния.

Если по результатам проверки выявлены неисправимые поломки и объект подлежит замене, об этом составляется специальный акт.

Порядок замены особо ценного оборудования

К оборудованию, имеющему значительную ценность, относится такое, стоимость которого превышает 40 тысяч рублей.

Если поломка случилась именно с техникой из категории «особо ценное», то для того, чтобы произвести ее замену нужно не только составить акт, но и оформить возврат товара продавцу (в случае, если гарантийный срок еще не истек). Также нужно будет составить письмо-претензию, акт приема-передачи основных средств (ценное имущество относится к этой строке бухгалтерского учета) и сделать акт о списании.

Прием нового оборудования, пришедшего взамен прежнего, нужно также оформить актом приема-передачи и завести на него новую инвентарную карточку.

Неукоснительное соблюдение этой процедуры позволит избежать возможных претензий со стороны контролирующих структур и контрагентов – поставщиков оборудования.

Общие сведения об акте, особенности составления

Если на вас возложена функция по формированию акта замены оборудования, а вы не очень хорошо представляете, как именно это сделать, мы дадим вам несколько полезных рекомендаций. Также советуем изучить образец документа — на его основе можно легко составить собственный акт.

Прежде чем перейти к детальному рассмотрению акта, ознакомьтесь с некоторыми общими сведениями, свойственными для всех таких документов.

• Во-первых, начнем с того, что акт относится к первичной документации, поэтому относиться к его составлению нужно крайне внимательно, избегая ошибок, неточностей и исправлений.
• Во вторых, все акты, составляемые в коммерческих организациях, на сегодняшний день не имеют единого унифицированного образца. Значит это то, что работники компаний могут писать их в произвольной форме или, если на предприятии имеется шаблон документа — по его типу. Информация о том, в каком виде должны оформляться акты, дается в нормативной документации фирмы.
• В-третьих, акт можно писать вручную или набирать на компьютере (при условии дальнейшего распечатывания) – значения это не имеет. Для формирования акта подойдет как обычный лист любого подходящего формата (чаще применяется вариант А4), так и фирменный бланк компании.

Главное, чтобы его текст был заверен «живыми» подписями лиц, участвующих в замене.

Удостоверять акт замены оборудования печатью следует только в том случае, если это требование указано в учетной политике организации.

Акт составляется как минимум в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон замены), при необходимости можно сделать и дополнительные копии, заверив их надлежащим образом.

Данные о готовом акте обязательно должны быть внесены в журнал учета, который должен быть в наличии в каждой крупной организации – обычно он хранится либо в отделе бухгалтерии, либо у секретаря.

Образец акта замены оборудования

Первым делом в документе пишется:

• его название, номер;
• дата и место составления.

Затем в основной части документа указывается:

• компания-владелец оборудования (являющаяся по акту заказчиком) и компания-поставщик (являющаяся исполнителем);
• наименование оборудования, его номер, а также сведения из документа, подтверждающего факт приобретения (номер и дата счета);
• обязательно дату монтажа, а также является обслуживание данной техники гарантийным или постгарантийным.

Затем в таблицу вносятся мероприятия, проведенные для выявления неисправности (визуальный осмотр, глубокая экспертиза и т.д.), указывается характер повреждений и пишется результат осмотра.

После этого устанавливается заключение о необходимости замены оборудования. Тут нужно отметить, на какую именно технику будет произведена замена.

В заключение документ подписывается обеими сторонами.

После составления документа

После того, как акт будет оформлен и надлежащим образом заверен, его следует вложить в папку с прочей документацией подобного рода. Доступ к данной папке должен быть ограничен. Период хранения акта прописывается либо в локальных бумагах предприятия либо, если в учетной политике эта норма не установлена – в законодательстве РФ.

Меняем мотор: как оформить замену двигателя в ГИБДД в 2021?

Представим: вы купили машину, а двигатель другой! Как быть? Неужто невнимательность при проверке автомобиля сыграла с вами злую шутку? А что, если это более мощный мотор или, скажем, он не соответствует требованиям безопасности к транспортным средствам? А если он не проходил по базе ГИБДД? А если инспектор угрожает штрафом, «розгами» и конфискацией автомобиля?

Спокойно! Вопрос решаемый: никто вас не накажет, а возможные проблемы при регистрации легко устраняются. Прежние проблемы ушли в прошлое, по новым правилам оформление замены двигателя в ГИБДД нужно вам, только если это повлечет конструктивные изменения в автомобиле. А иначе не стоит и «дергаться» – изменения в регистрационные данные внесут при следующем посещении автоинспекции, скажем, при продаже машины новому владельцу. Разбираем нюансы по новым правилам 2020 года.

Изменения в конструкции: есть или нет?

Сразу уточним: действующий сегодня порядок актуален с 2018 года. И хотя сами правила регистрации и административный регламент изменились, по факту поменялись лишь формулировки и номера приказов, принцип остался тот же. А он таков: если вы устанавливаете на автомобиль новый двигатель, идентичный прежнему, какие-либо действия по его регистрации проводить не нужно – оформление замены двигателя на аналогичный не осуществляется.

Дело в том, что номер мотора, маркировка и любые другие сведения о нем, кроме мощности, не относятся к регистрационным данным. Они указываются лишь в паспорте ТС, а его водитель с собой возить не обязан.

Вот и получается, что сверить соответствие номера и маркировки инспектор в дорожных условиях не сможет. Изменения в госреестр вносятся, но только при последующем обращении в ГИБДД по иной причине, специально «сдаваться» с новым мотором не нужно. Но это, уточним, касается только идентичного, «юридически чистого» двигателя, без перебитых номеров, розысков и прочих проблем.

Иная ситуация, если новый мотор мощнее или, наоборот, слабее прежнего.

Мощность двигателя – один из регистрационных реквизитов ТС (пп. 9 п. 2 ст. 11 ФЗ № 283 «О государственной регистрации ТС в РФ»), отображается в свидетельство о регистрации (его водитель возить с собой обязан).

Если она меняется, это признается внесением изменений в конструкцию автомобиля. И тогда владельцу придется пройти все 7 кругов оформления замены двигателя на более мощный через Ростехнадзор и ГИБДД.

Когда изменений в конструкции нет

Представим, что в ТС установлен новый контрактный двигатель аналогичной мощности. Конструктивных изменений не произошло, а значит подаваться в ГИБДД специально не нужно. Что в реальности было установлено под капот автомобиля или бензобак мотоцикла, выяснится лишь при перепродаже или иных регистрационных процедурах, когда автомобиль будет представлен к осмотру на площадке в автоинспекции.

Если замена двигателя не связана с изменением конструкции ТС, внесение сведений в госреестр ТС о его номере осуществляется ГИБДД при производстве регистрационных действий на основании результатов осмотра (п. 52 Правил, утв. Постановлением Правительства № 1764 от 21.12.2019).

Раньше замену двигателя без документов инспектор бы точно не пропустил: будь добр представь целый комплект бумаг, включая договор купли-продажи мотора в сборе как отдельного силового агрегата. Сегодня все гораздо проще: никакие документы на замененный двигатель при перерегистрации ТС ни новому, ни старому владельцу не нужны. Прямо на площадке осмотра инспектор проверит, ни изменялась ли маркировка, не объявлен ли мотор в розыск, предназначен ли агрегат для этой модели ТС и т.д.

Если все это в порядке, оформление замены двигателя на мотоцикле или авто пройдет «без сучка и задоринки»: инспектор внесет новые данные в государственный реестр и выдаст новый ПТС. Всё! Каких-либо других манипуляций проводить не нужно. Цена вопроса – госпошлина в размере 350 рублей (275 рублей при оплате через Госуслуги) за замену ПТС.

А если изменения в конструкции есть?

В таком случае будьте готовы к чрезмерной бюрократии, нервотрепке, очередям и непомерным расходам, явно превышающим 350 рублей. Дело в том, что конструктивные изменения влекут изменения содержания и состава регистрационных данных, содержащихся в соответствующей записи госреестра и документах, идентифицирующих автомобиль.

Это уже отдельное регистрационное действие, предусмотренное пп. 2 п. 4 ст. 10 ФЗ № 283, проходить его обязательно. И все бы ничего, но пройти его можно только на основании свидетельства о соответствии ТС требованиям безопасности.

Если замена двигателя связана с внесением изменений в конструкцию ТС, внесение сведений в госреестр транспортных средств о его номере осуществляется ГИБДД при производстве регистрационных действий на основании свидетельства о соответствии ТС с внесенными в его конструкцию изменениями требованиям безопасности (абз. 2 п. 52 Правил).

Это правило касается случаев замены двигателя на меньший объем, на большую мощность, количество оборотов и при изменении прочих характеристик. Без указанного свидетельства переоформить двигатель невозможно, а его эксплуатация – повод для привлечения владельца к ответственности по ст. 12.1 КоАП. Получить такое свидетельство сложно. Но, возможно. Рассказываем, как.

Шаг 1. Проходим предварительную экспертизу

Первая ваша цель на пути к оформлению замены контрактного двигателя – это заключение предварительной технической экспертизы конструкции ТС на предмет возможности внесения в нее изменений, выданное испытательной лабораторией. Без него ГИБДД не выдаст разрешение на внесение изменений. Заключение оформляется как государственными инспекциями, так и частными аккредитованными сертификационными центрами. Что выбрать, решать владельцу – экспертиза проводится на платной основе. Вот пример такого заключения.

В документе обосновывается возможность внесения конструктивных изменений с технической точки зрения, описывается порядок необходимых для этого работ, а также делается вывод о соблюдении требований к безопасности ТС.

Шаг 2. Получаем разрешение на внесение изменений в конструкцию ТС

Такое разрешение выдается технадзором ГИБДД. Для его получения владелец ТС должен представить (п. 5 Правил, утв. Постановлением Правительства № 413 от 06.04.2019):

• заявление на внесение изменений в конструкцию;
• гражданский паспорт заявителя;

• заключение предварительной экспертизы.

На практике инспектор может потребовать представить еще и автомобиль для осмотра и фотографирования, но законом это не предусмотрено. Инспектор должен провести проверку документов, и на их основании выдать разрешение или отказать в его выдаче (п. 6 Правил, утв. Постановлением № 413)

Шаг 3. Меняем двигатель

Проводить модификацию могут лишь сертифицированные организации, аккредитованные на выполнение соответствующего вида технических работ. Их может провести в том числе частная организация, выдавшая вам заключение предварительной экспертизы. Затем она должна составить заявление-декларацию об объеме и качестве работ». Ниже – образец такого заявления на случай, если вы будете менять двигатель самостоятельно.

Шаг 4. Проходим повторную экспертизу

Ее можно пройти в той же организации, которая давала предварительное заключение. Если все в порядке, аккредитованная организация выдает протокол проверки безопасности конструкции ТС. В нем подтверждается, что результаты оценки безопасности соответствуют требованиям технических регламентов в части внесенных конструктивных изменений. Вот пример такого заключения.

Шаг 5. Проходим техосмотр

Пройти его можно у любого оператора ТО. Список аккредитованных из реестра операторов размещен на сайте РСА. Оператор выдает вам диагностическую карту.

Шаг 6. Проходим проверку в ГИБДД

Финальный этап – оформление замены двигателя в Ростехнадзоре ГИБДД. Для этого обращаемся в уполномоченное подразделение и подаем (п. 8 Правил, утв. Постановлением № 413):

• заявление о выдаче свидетельства;
• гражданский паспорт владельца;
• заполненное заявление-декларацию;
• заключение (протокол) проверки безопасности конструкции ТС;
• квитанция об оплате госпошлины в размере 850 рублей;
• разрешение ГИБДД на внесение конструктивных изменений.

Подразделение ГИБДД производит осмотр автомобиля с внесенными в его конструкцию изменениями, осуществляет проверку представленных документов и по результатам этих действий выдает свидетельство о соответствии ТС требованиям безопасности (п. 9 Правил, утв. Постановлением № 413).

Ну вот и все, на этом процедура оформления замены двигателя в ГИБДД в 2020 году завершится. Останется только получить на основании свидетельства новый паспорт на автомобиль и продолжать его законно эксплуатировать. Цена вопроса – 15-50-100 тысяч рублей в зависимости от марки автомобиля, двигателя и запросов аккредитованной на проведение экспертиз организации.